Assistant de Gestion - Administration des Ventes H/F - 38

Viveris est un groupe de conseil et d'ingénierie spécialisé dans la conduite et la réalisation de projets dans les domaines de l'informatique et de l'électronique.

S'engager avec Viveris, c'est l'assurance de relever des défis techniques et humains tout en travaillant sur des projets innovants dans un environnement collaboratif et solidaire.Contexte de la mission : Dans le cadre de son développement, Viveris recherche un(e) Assistant(e) de gestion- administration des ventes pour venir renforcer son équipe.Rattaché(e) à la Responsable ADV, vous jouez un rôle central dans le bon fonctionnement administratif et opérationnel de l'agence.

Vos responsabilités :

Administration des ventes et gestion de la facturation :
- Récupérer, vérifier et saisir dans l'ERP toutes les données nécessaires à la facturation : contrats, bons de commande, feuilles de temps, processus spécifiques clients
- Produire et suivre la facturation mensuelle
- Contrôler, saisir et valider les notes de frais des collaborateurs
- Valider et saisir les factures fournisseurs
- Assurer la coordination avec les services commerciaux, gestion, RH

Support à la vie de l'agence et aux collaborateurs
- Organiser les déplacements professionnels des collaborateurs
- Gérer les relations courantes avec les ingénieurs, clients et sous-traitants
- Participer activement à l'animation de la vie de l'agence : organisation des événements internes, temps conviviaux, réunions d'équipe, etc.

Gestion administrative et services généraux
- Accueillir physiquement et téléphoniquement les visiteurs, clients et collaborateurs
- Gérer le courrier entrant et sortant
- Assurer le classement, l'archivage et le suivi des documents administratifs
- Veiller à la bonne gestion des moyens généraux : fournitures, matériel, organisation des espaces