Assistant Administratif et Accueil H/F - 38

Le Groupe COFAQ, fort de l'expertise de ses 170 collaborateurs, « résolument tourné vers l'adhérent » est une coopérative de distributeurs indépendants spécialisés. Nos adhérents, qui sont aussi nos clients, sont tous des commerçants indépendants, présents sur 5 marchés (industrie, bâtiment, sécurom, grand public, agricoles et espaces verts). Ce maillage territorial représente aujourd'hui 400 adhérents, 875 points de vente et 10000 collaborateurs. COFAQ c'est une puissance d'achats, un concentré de prestations et solutions globales au service de tous nos adhérents (achats, communication, marketing, digital, informatique, développement, etc.).

Les valeurs partagées par chacun de nos collaborateurs et de nos adhérents sont l'authenticité, la coopération, l'unité, la solidarité et l'humilité.

Classé à la 27ème place des 100 plus grandes coopératives françaises, le modèle COFAQ séduit toujours plus !

Le Groupe COFAQ, employeur engagé en faveur de l'égalité des chances, mettons un point d'honneur à faire de la diversité un atout pour notre entreprise.

Chaque candidature est traitée avec la plus grande attention et impartialité, dans le respect des principes d'inclusivité et d'égalité des chances.Le Groupe COFAQ recrute un(e) Assistant(e) Administratif(ve) et Accueil H/F.

Poste clé au sein de la Direction Générale, vous êtes rattaché(e) à l'Assistante de Direction et assurez le bon fonctionnement quotidien de l'entreprise à travers les missions suivantes :

Assurer l'accueil physique et téléphonique :

- Accueillir les visiteurs et informer l'interlocuteur de leur arrivée,
- Réceptionner les appels téléphoniques, identifier précisément l'objet de I'appel, transférer I'appel au bon interlocuteur (sur fixe et / ou portable) et le cas échéant au service concerné,
- Mettre à jour régulièrement les outils nécessaires à la bonne gestion du standard et les enrichir régulièrement et au fil de I'eau.

Assurer des tâches administratives diverses et variées :

- Gestion courrier, colis : Réceptionner, trier, répartir le courrier ainsi que les colis,
- Gérer les réclamations clients : Compléter via I'outil de réclamations la nature des réclamations du Clients. Identifier le service et / ou le dépositaire de la réclamation. Orienter le Client vers le bon interlocuteur,
- Préparer et réaliser toutes les tâches administratives demandées par la Direction / Membre du Comité de Direction (liste non exhaustive),
- Aider à préparer les dossiers d'adhésion des adhérents,
- Créer, modifier, mettre en page les notes internes et les diffuser,
- Réaliser des supports visuels,
- Réaliser des exports, reportings,
- Assurer l'ensemble de l'archivage et le classement des dossiers,
- Organiser et gérer la partie logistique des diverses réunions,
- Gérer la réservation des salles,
- Commander les plateaux repas lors de certains évènements sur site,
- Gérer le suivi et les commandes des fournitures,
- Aider les autres services du groupe au besoin.

Prendre en charge la gestion administrative et logistique des infrastructures et travaux de l'établissement :

- Assurer l'identification des anomalies ou dysfonctionnements constatés dans les bâtiments, et effectuer le signalement,
- Accueillir les prestataires intervenant sur site, organiser et faciliter leurs interventions, les accompagner dans les locaux et veiller au respect des consignes de sécurité ainsi qu'au bon déroulement des travaux.