Gestionnaire de Scolarité H/F - Service Public

La Direction de la formation initiale (DFI) de l'ENTPE coordonne l'ensemble des programmes de formation initiale, en lien avec d'autres services de l'école. Cette direction rassemble plusieurs départements et services chargés à la fois de suivre les étudiants au cours de leur scolarité, de superviser la préparation et la mise en oeuvre des activités pédagogiques, de réaliser directement une partie des enseignements et d'assister et accompagner l'ensemble des intervenants d'un point de vue pédagogique et logistique.

Vos missions

Gestion et accompagnement des étudiants:

- Vous accueillez les étudiants et assurez le suivi administratif de leur scolarité
- Vous programmez et gérez les plannings détaillés des cours.
- Vous assurez le relai pour les informations relatives au planning, cours et épreuves.
- Vous gérez les salles et autres ressources
- Vous inscrivez les élèves dans les cours
- Vous créez les épreuves et organisez les examens et rattrapages
- Vous saisissez les absences et notes et assurez leur suivi
- Vous suivez la validation pédagogique des stages avec les tuteurs et la soutenances des stages
- Vous gérez les cursus particuliers
- Vous créez et mettez à disposition des fiches de cours

Gestion et accompagnement des intervenants:

- Vous gérez et accompagnez les intervenants internes et externes: suivi relationnel, organisation des interventions (dossiers enseignants, calendriers, gestion des déplacements (ordres de missions, hébergements, transports), saisie des vacations en lien avec la RH, ...)
- Vous organisez les interventions et leurs plannings
- Vous apportez une assistance aux intervenants pour les outils (impression de supports de cours, Moodle, Zoom, ..)
- Vous mettez en oeuvre l'outil d'évaluation des cours

Missions générales sur périmètre d'activités (UE, UC, département, laboratoire):

- Vous préparez et assurez un suivi logistique des activités(missions/déplacements, évènements, réunions...)
- Vous participez aux événements transversaux et présentations des parcours
- Vous assurez la gestion administrative des documents de scolarité (conventions, notes, documents/bilans,...), et les mettez à jour sur le système d'information (Moodle, Aurion)
- Vous établissez les documents nécessaires au suivi comptable de l'activité (bons de commande, services faits...)
- Vous apportez un soutien à l'activité du référent de la formation du laboratoire et du master

Liaison hiérarchique

Vous travaillez sous l'autorité hiérarchique du directeur du laboratoire LAET.

Vos compétenceset qualités personnelles

Savoir:

- Vous connaissez les techniques de gestion administrative (rédaction de comptes rendus, archivage, rapports...).

Votre connaissance de l'environnement de l'enseignement supérieur sera un plus.

Savoir-faire:

- Vous maîtrisez les outils bureautiques et collaboratifs
- Vous avez le sens de l'organisation et savez anticiper
- Vous savez gérer des priorités et prendre des initiatives
- Vous avez des connaissances de base en anglais

Savoir être:

- Vous êtes rigoureux.se et méthodique
- Vous avez de bonnes qualités relationnelles et une aptitude pour le contact
- Vous savez travailler en équipe
- Vous êtes diplomate, savez faire preuve de discrétion professionnelle et être à l'écoute

• Capacité d'écoute