Assistant de Direction et RH H/F - Afiph Entreprises Isere Rhodanienne

L'Afiph est une association familiale gestionnaire d'établissements et de services à destination d'enfants et adultes en situation de handicap. Implantée en Isère, nous accompagnons tous types de handicaps. Nous gérons plus de 80 établissements et services. Avec plus de 2300 salariés, nous accompagnons quotidiennement 4500 personnes.
Au sein du département Travail & Insertion, nous agissons pour un parcours de travail adapté, un soutien à l'épanouissement professionnel des travailleurs et un appui au développement de leurs compétences.Afiph Entreprises Isère Rhodanienne est implanté sur les communes de Vienne (Malissol), Pont Evêque et Saint Maurice l'Exil.L'AFIPH recrute 1 ASSISTANT DE DIRECTION (H/F) en CDI pour l'ESAT Afiph Entreprises Isère Rhodanienne au sein du Département Travail & Insertion.
Sous la responsabilité du directeur et en collaboration avec les chefs de service, vos missions seront les suivantes :

ACTIVITES PRINCIPALES :
SECRÉTARIAT GÉNÉRAL
- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Assurer la gestion des mails et des courriers
- Participer à la coordination du travail du service administratif et la continuité du service
- Assurer la rédaction de courrier, des comptes rendus, des rapports d'activité, etc
- Classer, scanner et archiver (classement, gestion des durées de conservation des documents)
- Assurer la diffusion des supports de communication
- Effectuer les différents reportings et enquêtes, recueillir les informations, coordonner en lien avec les différents professionnels concernés et remplir les documents
SPECIFICITES RH
- Contribuer à la planification des remplacements en lien avec les chefs de services
- Participer au processus de recrutement : mise en forme et diffusion des offres d'emploi et de stage, réception des CV, pré-sélections selon des critères précis, organisation des entretiens, envoi des réponses aux candidats
- Assurer les formalités d'embauches du personnel et veiller à la mise à jour des dossiers administratifs du personnel
- Assurer diverses tâches d'administration du personnel
- Rédiger les contrats de travail et avenants selon les modèles pré établis et les règles internes en vigueur
- Participer à la gestion de la mutuelle (adhésions, dispenses, etc) selon les règles internes en vigueur
- Gérer les visites médicales et en assurer le suivi
- Participer à la gestion de la formation professionnelle
- Recueillir les données nécessaires à l'élaboration de la paie et les transmette au technicien paie (absences, etc) ;
lien quotidien avec le technicien paie et interlocuteur de 1er niveau avec les salariés
- Administrer les demandes d'acompte et transmettre l'information au service paie
- Assurer la réalisation des déclarations d'accident du travail
- Participer à la planification des actions de formation et à leur mise en oeuvre en lien avec le Siège
- Assurer la gestion administrative de la formation professionnelle avec les différents interlocuteurs et l'organisme de formation du Siège (AEC)
- Assurer le suivi des formations obligatoires ou recommandées (habilitations électriques, SST, évacuation incendie, etc)
- Assurer la gestion administrative des procédures disciplinaires et de licenciements en lien avec la Direction et le service RH
- Contribuer à l'administration des relations avec les Instances Représentatives du Personnel (IRP)
- Assurer le suivi des divers tableaux de bord sociaux
- Répondre à toutes les demandes du service RH Siège
- Contribuer au suivi des contrats d'assurance automobile, RC, sinistres
ACTIVITES SECONDAIRES :
- Assister les chefs de service dans la mise en oeuvre des règles d'administration du personnel, le développement RH et dans le suivi du temps de travail
- Participer à des projets transverses au sein de l'établissement et de l'Association
- Contribuer à l'accompagnement des nouveaux salariés
- Contribuer à la démarche Qualité, RGPD

Experience: 3 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer un accueil téléphonique,Classer des documents,Collecter et analyser des données, des informations,Organiser la logistique des recrutements et des formations,Utiliser les outils numériques

Permis: B - Véhicule léger exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Aide par le travail

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.