Secrétaire Général d'Établissement Culturel - Institut Français d'Autriche - Vienne H/F - Ministère de l'Europe et des Affaires étrangères

Description synthétique du poste

Sous l'autorité générale du conseiller de coopération et d'action culturelle (COCAC), également directeur de l'Institut français d'Autriche (IFA), vous occupez les fonctions de secrétaire général (SG) d'un établissement à autonomie financière (EAF) en organisant le fonctionnement et la gestion administrative, matérielle, juridique, budgétaire et financière de l'IFA.
Le poste est également ouvert aux agents de catégorie A.

Activité principale

Sous l'autorité du COCAC/Directeur, vous êtes responsable des affaires générales, des questions budgétaires, comptables et administratives, du management des ressources humaines, de la gestion immobilière, logistique, matérielle et de la sécurité.

Vos missions principales sont les suivantes :

1. Contribution au pilotage :
-présentation des résultats et performances ;
-réalisation d'études de rentabilité et analyses prospectives ;
-accompagne le directeur dans sa politique de mécénat et de sponsoring ;
-réflexion sur la trajectoire financière, la rationalisation des moyens et la diversification des ressources.

2. Gestion financière et budgétaire :
-préparation et exécution du budget, élaboration des budgets rectificatifs, mise en place d'outils d'optimisation de gestion, analyse des comptes budgétaires et suivi des tableaux de bord ;
-interface avec le ministère (DGM/DDC/RES, tutelle de l'IF) pour le contrôle de gestion et le rapport d'activités ;
-suivi du Contrôle interne financier (CIF) avec l'ACR. Le SG est membre du comité de gouvernance.

3. Gestion des ressources humaines :
-coordination et encadrement des personnels, suivi de l'organigramme fonctionnel (ADL, expatriés), plannings, congés ;
-gestion administrative des personnels (recrutement, déroulement de carrière, contrats, évaluation, ...), suivi, application de la législation locale du travail ;
-animation du dialogue social, relations avec les représentan...

Profil statutaire du poste

Agent contractuel ou titulaire de la Fonction publique

Compétences attendues

Connaissance

• Achats et marchés publics - Maîtrise
• Contrôle de gestion - Pratique
• Droit/Réglementation - Maîtrise
• Environnement administratif, institutionnel et politique - Maîtrise
• Gestion budgétaire et comptable - Expert
• Gestion des ressources humaines - Expert
• Logistique - Maîtrise
• Statut et réglementation des établissements à autonomie financière (EAF) - Maîtrise

Savoir-faire

• Analyser une information, une donnée, une situation, un dispositif - Expert
• Animer une équipe - Maîtrise
• Anticiper un risque, une évolution - Maîtrise
• Dialoguer avec les représentants du personnel - Expert
• Elaborer un budget - Expert
• Gérer un conflit - Maîtrise
• Négocier - Maîtrise
• Organiser une activité - Maîtrise

Savoir-être

• Aisance relationnelle - Maîtrise
• Aptitude à l'écoute - Expert
• Etre rigoureux - Expert
• Faculté d'adaptation - Maîtrise
• Sens de l'organisation - Expert

Compétence outil

• Bureautique - Expert
• CROCUS - Maîtrise
• ELAP FINANCE - Maîtrise

• Contrôle de gestion
• Recrutement des candidats
• Evaluation des comptes
• Sens du relationnel
• Gestion des ressources humaines
• Rédaction de rapports d'activité
• Autonomie
• Rigueur et méthode
• Contrôle interne
• Gestion des ressources financières
• Gestion des conflits
• Réalisation d'organigrammes
• Sens de l’organisation