Assistant Administratif Secrétariat Accueil Vie Scolaire H/F - France Travail

1 - Organiser et assurer l'accueil physique et téléphonique (permanence standard) et gestion des mails institutionnels de l'ensemble des usagers courants de l'établissement
Organiser et assurer l'accueil des groupes extérieurs : accueil, établissement des devis et des conventions, organiser la logistique d'accueil des groupes extérieurs (réservation des salles (Directrice adjointe pour réservation), repas des extérieurs (Cuisine pour la réservation), fléchage/affichage et accueil physique des groupes (agents de la maintenance)
Lorsque lycée Centre d'examen, fléchage, réservation café d'accueil et repas à la cuisine, remise des éléments (cartes du self, carte pour le copieur et clés de salle, fournitures examen, affichage et fléchage). Après chaque examen, récupérer les infos relatives aux cartes sur ARD pour la facturation à la MIREX.
Réception de colis. Enregistrement courrier arrivée
2- Stages
Saisie sur Pronote, envoi et suivi des conventions par mail et par Adobe sign pour signature électronique, assurer l'interface entre les enseignants, les apprenants et les entreprises, vigilance au regard de la dérogation à l'utilisation des machines dangereuses, veille réglementaire. Vérification du volume horaire, traitement des conventions suivant calendriers.
Rémunération des stages professionnels : suivi et mise à jour dans Applypro : saisie des RIB, saisie des périodes de PFMP, recueil de données pour contrôle à posteriori
3 - Mini-stages : gestion des conventions sur Bacastages (logiciel de suivi de stages), relationnel avec les collèges, accueil et renseignements aux élèves
Tenue et mise à jour du tableau de suivi de mini-stage. Impressions du sondage, attestation de présence et liste de présence
4 - Bourses à la mobilité :
Suivi des stages à l'étranger, démarche numérique. Saisie sur démarche numérique après constitution d'un dossier avec l'élève suivant les pièces demandées par la DGER. Dossier Mobilité et Dossier Aide à la mobilité à saisir sur Démarche numérique. Contacter Assurance lycée pour attestation élève.
Suite à notification de crédit aide mobilité internationale, établir une convention DGER pour reverser les fonds à/ou aux (l') étudiant(s). Faire signer la convention au jeune et au Directeur et fournir les éléments au service comptabilité
5 - Organiser les transports pédagogiques en fonction des besoins (gestion des devis de réservation et suivi des transports scolaires, vérification des factures, exceptionnellement demande de devis pour ALÉSA et l'Association Sportive), demande pique-nique pour sortie pédagogique ou pour chantier.
Demande de renouvellement Marché Internat, Marché Hippologie, Marché Piscine en fin d'année scolaire
Préparation des éléments pour la demande de subvention Région pour l'internat
Suivi des cartes de bus LVA : remise aux enseignants en fonction des sorties bus de ville
6 - Gestion des voyages d'études, courriers aux familles et dossier DRAAF sur Démarche numérique
Réservation des bus, demande de pique-nique, récupération du courrier pour signature au Directeur, envoi aux parents ou aux étudiants. Saisie sur Démarches Numérique la sortie des élèves(nuitée), saisie des coordonnées des parents (nom, prénom, adresse, numéro de téléphone)
7 - Suivi administratif des ordres de mission des apprenants et des frais de déplacements apprenants
Réceptionner l'ordre de mission, vérifier que les pièces fournies rentrent dans le cadre de l'OM, faire signer au directeur et conserver les originaux pour envoi au service comptabilité avec les pièces justificatives
8 - Organiser la gestion des fournitures de bureau (déclenchement des commandes, gestion du stock) et assurer la distribution
9 - COHS : préparer, assurer la tenue de l'instance et son suivi administratif complet
10 - Économat : saisie des menus de cantine sur Pronote et publication. Récupération des effectifs sur GEC et transmission

Experience: 5 An(s)

Compétences: Bureautique et outils collaboratifs,Gestion des emails,Gestion des réservations de salles de réunion,Gestion des urgences et des imprévus,Modalités d'accueil,Normes rédactionnelles,Planification des tâches et gestion des priorités,Rédaction d'écrits professionnels,Techniques de gestion administrative,Techniques de numérisation,Techniques de prise de notes,Accueillir, orienter, renseigner un public,Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la confidentialité des données,Assurer la liaison avec les fournisseurs pour les commandes de bureau,Classer des documents,Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Gérer les réservations de salles et de matériel,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Mettre à jour un dossier, une base de données,Organiser des réunions et rédiger les comptes rendus,Organiser l'accueil des visiteurs,Participer à l'organisation d'événements internes,Préparer et suivre les dossiers de facturation,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Renseigner, mettre à jour une documentation technique,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Répondre aux demandes d'information internes et externes,Utiliser les outils numériques,Utiliser une messagerie sécurisée,Veiller au respect des échéances administratives

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Enseignement secondaire technique ou professionnel

Liste des qualités professionnelles:
Etre ouvert aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.

• Gestion de l'emploi du temps
• Reporting
• Logiciels bureautiques
• Etablissement de devis
• Compte-rendu
• Gestion des réservations
• Création d'une base documentaire
• Gestion des stocks
• Facturation
• Traitement du courrier
• Prise de note